公司規(guī)章制度的制定, 需要掌握14大要點

規(guī)章制度于企業(yè)無疑是企業(yè)的“內(nèi)部憲法”，無規(guī)章制度則企業(yè)的管理喪失了根本。但實務(wù)中，部分企業(yè)對規(guī)章制度認(rèn)識不明，且對規(guī)章制度的設(shè)計也存在諸多疏漏之處。本篇采用全景解析的模式，為企業(yè)如何設(shè)計合理合法的規(guī)章制度提供意見。

規(guī)章制度的制定主體

對規(guī)章制度的制定主體，目前《勞動法》、《公司法》中均未明確規(guī)定，它們僅籠統(tǒng)地說明制定規(guī)章制度制定主體是用人單位，但從《公司法》第三十八條、第四十七條規(guī)定來看，公司制單位的規(guī)章制度的制定主體是股東會和董事會，即公司的意思機關(guān)是公司規(guī)章制度的合法主體。推而廣之，非公司法人企業(yè)由其實際控制人制定規(guī)定制度，合伙企業(yè)由其合伙人協(xié)議制定，個人獨資企業(yè)和個體工商戶由出資人或者負(fù)責(zé)人制定規(guī)章制度。同時規(guī)章制度制定主體中存在著“單位職工共決制”和“共議單決說”，前者是依據(jù)《勞動合同法》第四條，規(guī)章制度由單位和職工共同參與制定，后者依據(jù)是《公司法》第十八條第三款，這兩點的矛盾目前存在爭議，有待于立法明確。但一些地方性規(guī)定中對此作出了明確，建議企業(yè)制定規(guī)章制度時須參考本地地方性規(guī)定。

規(guī)章制度要用于實務(wù)管理，還必須履行一定的生效程序，即民主程序和公示程序。公示程序是指用人單位規(guī)章制度必須告知職工，滿足員工對規(guī)章制度的知情權(quán)的要求。但法律并未規(guī)定公示的方式，實務(wù)中單位可以采用告知確認(rèn)書、規(guī)章制度培訓(xùn)、員工手冊簽收等方式履行告知義務(wù)，但一定要注意保留告知相關(guān)證據(jù)，防止因告知舉證不能造成不必要損失。民主程序目前法律的規(guī)定有所松動，最高院《關(guān)于審理勞動爭議適用法律若干問題的司法解釋四意見稿》第七條規(guī)定，“勞動合同法施行后，用人單位制定、修改或者決定直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項，未經(jīng)勞動合同法第四條規(guī)定的民主程序，不能作為人民法院審理勞動爭議案件的依據(jù)”。但正式頒行的《解釋四》中已刪除此項規(guī)定。各地對未經(jīng)民主程序的規(guī)章制度一般采取保留的態(tài)度，只要規(guī)章制度內(nèi)容合法，即可作為仲裁或法院處理勞動爭議的依據(jù)。

一般來說，單位單方解除行為中，依據(jù)《勞動合同法》第三十九條第二項“嚴(yán)重違反用人單位規(guī)章制度”作出解除行為是比較常見的，此也是單位解除行為中最簡便的一項。但采用這種解除方式需要注意兩點：一是“嚴(yán)重程度”的認(rèn)定，企業(yè)可以在規(guī)章制度中將違反規(guī)章制度分為兩個層次，一般違反和嚴(yán)重違反，同時規(guī)定一般違反累計為嚴(yán)重違反，并就一般違反的類型和嚴(yán)重違反的類型予以明確化，從而防止因嚴(yán)重程度不明而導(dǎo)致企業(yè)違法解除。二是規(guī)章制度中多采用概括性約定、類型化約定的方式，企業(yè)管理條例不能事無巨細(xì)在規(guī)章制度中體現(xiàn)，故針對規(guī)章制度采用概括性、類型化規(guī)定，可以在一定程度上防止規(guī)章制度未能明確規(guī)定的行為，如約定“造成企業(yè)損失超過1000元的視為嚴(yán)重違反規(guī)章制度”，就是從損失數(shù)額的角度囊括各類損失行為。

薪酬制度制定時要注意薪酬的構(gòu)成和薪酬的激勵性兩個要件。薪酬的構(gòu)成可以采用“三結(jié)合”的模式，短期薪酬與長期薪酬的結(jié)合、固定薪酬與浮動薪酬的結(jié)合、法定薪酬與約定薪酬的結(jié)合，此一方面能節(jié)省企業(yè)薪酬開支，另一方面也能采用薪酬激勵員工工作。薪酬的激勵性，要做好薪酬的市場調(diào)查和薪酬層次分配，市場調(diào)查立足于制定有行業(yè)、區(qū)域競爭力的薪酬數(shù)額，吸攬優(yōu)秀人才；薪酬層次分配，要著力于建立薪酬的內(nèi)部競爭體系，激勵員工上進(jìn)心，保持企業(yè)發(fā)展活力。

當(dāng)前的崗位制度中，調(diào)崗是一大難題。企業(yè)可以采用崗位合同和競聘上崗相結(jié)合的制度實現(xiàn)合法的崗位調(diào)動。具體操作方法是將勞動合同期限分割為若干個崗位合同期限，崗位合同期滿，實行競聘上崗制度，如不能競聘上的，則重新調(diào)換崗位，重新訂立崗位合同。采用此種方式單位可以將崗位變更轉(zhuǎn)換為崗位合同的履行，避免了崗位變動的協(xié)商一致風(fēng)險。但，這種體制實行有一個前提，即績效考核的明確和公開，不論是崗位合同還是競聘上崗其所依據(jù)的都是職工績效考核的結(jié)果，因此企業(yè)實行浮動崗位制度的前提是必須建立明確、透明的績效考核制度。

考勤直接關(guān)系員工上下班時間、加班、為工資發(fā)放、員工管理等諸多內(nèi)容，但目前考勤制度中存在幾個誤區(qū)：一是各類考勤方式共存，未能明確以何種標(biāo)準(zhǔn)確定工作時間。當(dāng)前考勤方式多樣，包括電子考勤、門禁卡、指紋機、考勤單不一而足，對此應(yīng)當(dāng)明確以那種方式作為工作時間的計算標(biāo)準(zhǔn)，如以門禁記錄作為統(tǒng)計工作時間的依據(jù)，規(guī)定門禁間隔時間為工作時間，此可以明示工作時間的計算方式，大大減少因工作時間不明引發(fā)的糾紛。二是休息時間規(guī)定不明。有些單位規(guī)定每天工作8小時，但并未規(guī)定中間有1小時休息時間。如此員工可能以為存在1小時加班時間或者因為在休息時間內(nèi)發(fā)生事故而追究用人單位工傷責(zé)任。實踐中此類案件時有發(fā)生，這就需要我們在考勤制度中明確休息時間，最常見的是將工作時間規(guī)定為8:00-13:00，中間休息1小時，下午14:00-17:00。三是考勤記錄缺乏簽名確認(rèn)。現(xiàn)在用人單位中普遍流行電子考勤、無紙化考勤，對此類考勤制度，筆者建議應(yīng)當(dāng)首先在規(guī)章制度或者勞動合同中予以明示，并規(guī)定以電子考勤或者其他考勤方式作為工作時間記錄的依據(jù)，同時從控制風(fēng)險角度考慮，還需要將電子考勤記錄定期交由員工簽字，確保考勤記錄真實、合法、有效。

按照法定的休假類型，一般用人單位設(shè)計的休假包括產(chǎn)假、病假、事假、年休假、探親假、婚喪假，這些假期法律對其均有明確的規(guī)定，但并未規(guī)定休假程序，用人單位可以通過休假制度對休假員工予以約束。如規(guī)定事假的審批流程和事由說明，并規(guī)定事假無工資，防止員工無節(jié)制請假。要完善銷假審查制度，對員工請假類型、請假時間、請假材料在銷假時予以匯總，并建立審查機制，防止員工虛假休假。如提供產(chǎn)假醫(yī)院相關(guān)證明、探親假提供路程車票、事假說明請假事由等。同時需要注意對休假員工實行崗位填補和臨時負(fù)責(zé)人制度，員工休假導(dǎo)致一定時間內(nèi)崗位空缺，對此可以考慮短期性用工，如招聘勞務(wù)派遣工、非全日制用工，也可以采用臨時負(fù)責(zé)人制度，管理崗位設(shè)立正副職，正職休假，副職負(fù)責(zé)的方式緩解崗位空缺，保障公司正常運轉(zhuǎn)。

當(dāng)前企業(yè)的離職制度過多羅列法律條款，將勞動合同法中關(guān)于離職的規(guī)定羅列作為企業(yè)處理員工離職的依據(jù)，這種操作方式有失柔性，建議設(shè)立柔性離職操作模式：一是建立離職談話制度，針對離職員工由部門主管或者HR進(jìn)行離職談話，了解員工離職的心態(tài)和原因，多通過調(diào)解的方式化解員工矛盾，同時注意收集離職員工對企業(yè)的意見，針對共性意見改善企業(yè)管理方式。二是建立離職員工信息登記制度。奉行“好馬也吃回頭草”的理念，將離職員工看做企業(yè)的資源，定期對離職員工進(jìn)行回訪，了解離職員工的狀態(tài)，認(rèn)識到離職員工對企業(yè)熟悉、工作熟悉的特點，把握好離職員工這一特殊的人力資源。三是設(shè)立離職員工幫助制度，對離職員工的幫助包括提供再就業(yè)信息、辦理社保檔案轉(zhuǎn)移等，通過幫助制度一方面可以緩和員工的沖突心理，便于協(xié)商解決雙方糾紛；另一方面也可以建立離職員工對企業(yè)的感情，方便員工后期的回歸和商業(yè)合作。